Danh sách những kỹ năng làm việc của trợ lý văn phòng
7 tháng 8, 2021 bởi
| Chưa có bình luận

Danh sách những kỹ năng làm việc của trợ lý văn phòng

Trợ lý văn phòng đôi khi được gọi là thư ký hoặc trợ lý hành chính, nhưng những gì họ làm là hỗ trợ cho chức năng hoạt động của một văn phòng. Cho dù văn phòng thuộc về một công ty luật, một cơ sở giáo dục, hay một công ty du lịch, thì các nhu cầu là tương tự. Bạn là người phải lập biên bản, duy trì lịch trình và chăm sóc truyền thông thường xuyên, thay mặt cho những người đang làm việc trong cùng văn phòng.

Trách nhiệm của trợ lý văn phòng

Trong khi các vị trí trợ lý văn phòng nói chung có công việc tương tự nhau, nhưng công việc vẫn luôn biến đổi - nó thay đổi theo từng ngày. Hôm nay bạn có thể làm nhân viên tiếp tân, ngày mai có thể được yêu cầu sửa chữa máy in, và một ngày sau đó, bạn sẽ phải đưa toàn bộ tủ đựng giấy tờ đến nơi khác. Bạn sẽ cần một kỹ năng rất rộng để thành công trong công việc này.  

Trợ lý văn phòng là một trong những “anh hùng vĩ đại nhất” của thế giới kinh doanh, bởi vì khi bạn làm đúng công việc, đúng lúc, kịp thời gian thì đã hỗ trợ rất nhiều cho các hoạt động khác của văn phòng. Một số người thích công việc với nhịp độ nhanh nhưng vẫn linh hoạt, có cảm giác mình là trung tâm của mọi thứ. Và một thư ký giỏi vẫn có thể tìm được việc làm ở mọi nơi, trong bất kỳ hình thức tổ chức nào.

Cách sử dụng danh sách các kỹ năng

Bạn có thể sử dụng các danh sách kỹ năng này trong quá trình tìm kiếm việc làm của bạn.  

Thứ nhất, tên của các kỹ năng này có chức năng như là từ khóa, do đó hãy sử dụng càng nhiều càng tốt khi viết hồ sơ của bạn. Đừng dựa vào các điều kiện tuyển dụng của họ để tìm ra bạn có những gì họ muốn, hãy nói trực tiếp với họ những gì bạn có thể làm.  

Thứ hai, bạn có thể sử dụng các từ khoá giống nhau trong thư giới thiệu của bạn. Tập trung cụ thể vào những vấn đề mà chủ thuê lao động tương lai quan tâm nhất.   

Bạn sẽ phải làm một nghiên cứu riêng cho mình, bởi vì trong khi các công việc trợ lý văn phòng giống nhau, thì việc tìm kiếm một nhân tố mới có sự khác biệt là một trong các ưu tiên của của người tuyển dụng. Mô tả công việc sẽ bao gồm một danh sách các kỹ năng cần thiết. Bạn hãy hết sức chú ý đến nó.  

Cuối cùng, bạn có thể sử dụng cuộc thảo luận này để lên kế hoạch phỏng vấn. Hãy chắc chắn rằng bạn đã sẵn sàng có thể chứng minh ít nhất 1 trong 6 kỹ năng hàng đầu được liệt kê bên dưới.  Nó cũng có thể giúp bạn xem lại danh sách các kỹ năng được liệt kê theo công việc và theo các loại kỹ năng.

6 Kỹ năng Trợ lý Văn phòng hàng đầu

Dưới đây là danh sách 6 kỹ năng quan trọng nhất cho trợ lý văn phòng, một danh sách dài hơn các kỹ năng mà nhà tuyển dụng có thể mong đợi. 

1. Các kỹ năng giao tiếp bằng lời

Truyền thông là một kỹ năng mềm quan trọng cho một trợ lý văn phòng. Bạn sẽ phải tương tác với người giám sát, nhân viên văn phòng, các chuyên gia mà bạn hỗ trợ, và có thể là khách hàng hoặc những người trong các văn phòng khác của cùng một tổ chức. Tất cả các bạn làm việc như một nhóm, và bạn là trung tâm truyền thông chính của nó. Bạn cần phải vui vẻ, hữu ích, thông thạo, nói rõ và nghe tốt mỗi ngày. 

2. Kỹ năng giao tiếp viết:

Hầu hết các trợ lý văn phòng viết rất nhiều. Họ có thể viết các bản ghi nhớ, điền vào các mẫu đơn, hoặc thư nháp hoặc email. Một số tạo nội dung cho trang web của công ty hoặc chỉnh sửa văn bản cho người khác. Rõ ràng, giao tiếp bằng văn bản là phải chuyên nghiệp. 

3. Thân thiện: 

Một trợ lý văn phòng có thể là người đầu tiên mà khách hàng thấy khi bước vào văn phòng. Nếu nhân viên chính của văn phòng hiện ra ngoài vào lúc này, trợ lý văn phòng có thể là người duy nhất mà khách gặp đầu tiên. Bạn phải sẵn sàng để chào đón khách với một nụ cười và một câu nói thân thiện nhất có thể để giúp bất cứ điều gì họ cần. Vì vậy, kỹ năng giao tiếp tốt là cần thiết. 

4. Kỹ năng công nghệ:

Trước đây, thư ký đã phải gõ chữ rất nhiều. Giờ đã có công nghệ, nhưng trợ lý văn phòng vẫn có thể sử dụng bàn phím. Thay vì một máy đánh chữ, bạn sẽ phải biết cách sử dụng các ứng dụng phần mềm. Bạn phải biết xử lý một số hỗ trợ công nghệ và làm thế nào để khắc phục một máy in bị lỗi. 

5. Tổ chức:

Trợ lý văn phòng phải biết tổ chức để có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ của mình. Bạn sẽ là người giúp cho những người trong việc tổ chức, từ việc duy trì lịch đến việc sắp xếp trật tự văn phòng. 

6. Kỹ năng giải quyết vấn đề:

Giải quyết vấn đề, hoặc kỹ năng tư duy phê bình, rất quan trọng đối với bất kỳ trợ lý văn phòng nào, chẳng hạn như bạn là người mà những người khác thường có thể hỏi và tranh luận về nhiều.

Danh sách kỹ năng trợ lý văn phòng

A – G

Hỗ trợ hành chính.

Nghe điện thoại.

Các cuộc hẹn.

Thanh toán.

Lịch.

Thư ký.

Quan hệ khách hàng.

Giao tiếp.

Máy vi tính.

Hoạt động văn phòng hợp tác.

Thư tín.

Dịch vụ khách hàng.

Nhập dữ liệu.

Gửi thư.

Hướng dẫn khách truy cập.

Lọc điện tử.

E-mail.

Excel.

Báo cáo chi tiêu.

Nộp hồ sơ linh hoạt.

Chuyển tiếp cuộc gọi điện thoại. 

Thân thiện.

Hoạt động lễ tân.

Chào đón khách.

H – M

Internet.

Tính liên thông.

Thư gửi thư.

Hội họp.

Tin nhắn đi.

Microsoft Office.

Phần mềm soạn thảo văn bản.

Xử lý tiền.

N - S 

Công việc văn phòng.

Thiết bị văn phòng.

Cung cấp hàng tồn kho văn phòng.

Văn phòng phẩm.

Văn phòng hỗ trợ.

Cơ quan.

Giấy tờ.

Thái độ tích cực.

Kỹ năng giải quyết vấn đề.

QuickBooks.

Độ tin cậy.

Trả lời Yêu cầu.

Định tuyến cuộc gọi điện thoại.

Lập kế hoạch.

Sàng lọc và chỉ đạo cuộc gọi.

Chuyển hàng.

Bảng tính.

Tổng đài.

T - Z 

Làm việc theo nhóm.

Công nghệ.

Điện thoại.

Quản lý thời gian.

Sắp xếp chuyến đi.

Đánh máy.

Giao tiếp bằng lời nói.

Chào mừng khách.

Xử lý văn bản.

Thông báo bằng văn bản.

Chia sẻ bài này
Blog của chúng tôi
Đăng nhập để viết bình luận