Máy in đa chức năng với các tính năng tiện lợi cho công việc

Máy in đa chức năng với các tính năng tiện lợi cho công việc

Mua 1 chiếc máy nhưng có đến 4 chức năng! Máy in đa năng (AiO) vì thế đã trở nên cực kỳ phổ biến ở mọi văn phòng, từ doanh nghiệp lớn cho đến công ty văn phòng, SOHOs, nhóm làm việc nhỏ. Loại máy in AiO này có thể giúp bạn tiết kiệm không gian, giảm chi phí và cải thiện hiệu suất bằng cách tích hợp in, copy, scan, fax vào một thiết bị duy nhất.

KHI NÀO BẠN CẦN MÁY IN ĐA CHỨC NĂNG CHO DOANH NGHIỆP?

Máy in đa năng thực chất là một máy in và được trang bị thêm tính năng copy, scan và fax. Ngay cả khi bạn không có nhu cầu copy, scan hay fax thường xuyên thì việc có một chiếc máy in sở hữu các tính năng này cũng cho phép bạn xử lý công việc linh hoạt hơn khi có nhu cầu.

Nếu doanh nghiệp của bạn không có nhu cầu copy/scan hay fax thì một chiếc máy “chỉ để in” sẽ ít tốn kém hơn và vận hành đơn giản hơn. Đó là vì các máy in đa năng thường đi kèm với khay nạp tài liệu ADF, bảng điều khiển cũng phức tạp và nhiều nút bấm hơn, phần mềm bổ sung để scan, fax…

THƯƠNG HIỆU MÁY IN ĐA NĂNG NÀO TỐT?

Hiện nay, bạn có nhiều lựa chọn cho máy in với đa tính năng đến từ nhiều thương hiệu khác nhau. Trong đó, nổi bật là các dòng máy:

  • Máy in đa năng Canon
  • Máy in đa năng HP
  • Máy in đa năng Brother

thương hiệu máy in đa năng

Sự khác biệt chính giữa các thương hiệu này là máy in đa chức năng HP thường có giá cao, nhưng cũng sở hữu nhiều tính năng hơn. Trong khi đó, máy in đa năng Brother thường có mức giá khá thấp và máy in đa chức năng Canon nổi tiếng với chất lượng của bản in.

Như bạn thấy, mỗi thương hiệu máy in sẽ có những điểm mạnh riêng, tùy thuộc vào nhu cầu của bạn. Ngoài ra, khi mua máy in văn phòng, bạn cũng nên cân nhắc thêm một số tính năng, hiệu suất mà Toàn Nhân sẽ đề cập dưới đây.

CÁC TÍNH NĂNG CHÍNH TRÊN MÁY IN ĐA NĂNG

Tốc độ in:

Khi mua máy in, thông số đầu tiên mà bạn nên quan tâm là tốc độ in được tính bằng đơn vị trang/phút (ppm – page per minute). Đây là tốc độ được đo trong điều kiện tiêu chuẩn là in văn bản và trắng đen. Khi bạn in thêm màu sắc, đồ họa hay hình ảnh, tốc độ in sẽ chậm lại. Thông thường, tốc độ in màu sẽ chỉ bằng phân nửa tốc độ in trắng đen trên máy in đa chức năng.

Có một số yếu tố ảnh hưởng đến tốc độ in như:

  • Tuổi thọ của máy in: Máy in đa năng càng mới thì tốc độ in càng nhanh hơn các dòng cũ.
  • Công nghệ in: Máy in laser đa chức năng sở hữu tốc độ in nhanh hơn máy in phun cùng dòng.
  • Công suất máy in: Nếu có công suất và số lượng trang in lớn, thường sẽ có tốc độ in nhanh hơn.
  • Mực máy in: In bằng mực đen sẽ nhanh hơn in mực màu, đặc biệt là khi in hình ảnh.
  • Độ phân giải: In, copy, scan với độ phân giải cao sẽ mất nhiều thời gian xử lý hơn là độ phân giải thấp.

Khi bạn đang giải quyết công việc, đôi khi tốc độ in lại là yếu tố quan trọng nhất

Độ phân giải khi in:

Nếu chất lượng in ấn là ưu tiên hàng đầu, bạn hãy chú ý đến độ phân giải của máy in màu đa năng được đo bằng DPI. Con số này càng cao thì càng tốt.

Máy in đa năng giá rẻ thường có độ phân giải ở mức 600 x 600 dpi, trong khi đó, một số dòng máy cao cấp hơn có thể lên đến 1.200 dpi x 1.200 dpi hoặc thậm chí là 4.800 x 1.200 dpi.

Chất lượng màu sắc của máy in laser đa năng có thể sẽ hơi bị sậm và không sống động, chính xác như máy in phun. Độ phân giải thông thường của máy in laser màu đa chức năng cũng thường trong khoảng 1.200 x 600 dpi, đủ tốt cho các ấn phẩm văn phòng.

tính năng máy in đa năng

Công suất in

Bạn cần in bao nhiêu trang/ tháng? Công suất in của từng loại máy in được thiết kế cho những nhu cầu sử dụng khác nhau. Một chiếc máy in đa năng có công suất 2.500 trang/tháng sẽ phải thay mực thường xuyên hơn và độ bền sẽ thấp hơn khi sử dụng trong văn phòng in đến 5.000 trang/ tháng.

Dù đa năng, nhưng chức năng chính của máy là in ấn. Vì thế nên copy, scan hay fax chỉ là chức năng phụ để giúp bạn linh động giải quyết một số công việc liên quan với vài chục trang/ngày. Nếu cần copy hay scan vài trăm, và ngàn trang/ ngày thì bạn nên mua loại máy chuyên dụng, vì với tần suất đó, tuổi thọ máy in đa chức năng sẽ giảm đi nhanh chóng.

Có 2 khái niệm về số trang in mà nhà sản xuất thường cung cấp:

  • Số trang in tối đa: Đây là số trang mà mỗi tháng, máy in có thể in được.
  • Số trang in khuyến nghị: Đây là số trang mà bạn nên in mỗi tháng, để bảo đảm độ bền của linh kiện và tuổi thọ của máy in.

Khay ADF nạp tài liệu

Sử dụng máy in đa năng, bạn sẽ cần dùng đến các chức năng copy, scan. Vì thế, hãy đảm bảo rằng máy in của bạn được trang bị sẵn khay nạp tài liệu gốc tự động ADF (Auto Document Feeder). Với khay ADF, bạn chỉ cần đặt xấp tài liệu cần copy, scan vào, máy sẽ tự động nhận  giấy và thực hiện công việc còn lại, nhanh chóng và chính xác hơn nếu như bạn làm bằng tay.

Một số loại máy in đa năng giá rẻ sẽ không có khay ADF để giảm bớt chi phí. Khay ADF trên từng loại máy in đa chức năng cũng sẽ có dung lượng khác nhau, dao động trong khoảng 20 – 50 tờ tùy mẫu máy.

Khay ADF máy in đa năng

In 2 mặt tự động

Bạn có thể in 2 mặt trên mọi máy in, nhưng đó là khi bạn làm thủ công bằng cách lật tay từng trang. Điều đó thật sự phiền toái và rủi ro, vì sai 1 vị trí trang có thể dẫn đến sai toàn bộ phần còn lại.

Sở hữu máy in đa năng 2 mặt tự động thì tất cả vấn đề trên sẽ được giải quyết. Bạn không chỉ in ấn nhanh hơn, tiết kiệm hơn mà còn chính xác hơn nữa, vì máy in sẽ làm toàn bộ công việc đó cho bạn.

Với tính năng này, phần lớn các máy in đa chức năng chỉ được trang bị cho việc in 2 mặt tự động. Nhưng nếu bạn có nhu cầu copy, scan hay fax 2 mặt tự động thì sao? Hãy yên tâm vì bạn cũng có thể tìm thấy những chiếc máy in đa năng “full 2 mặt” tự động. Đây là tính năng rất đáng được mong đợi, và nó cũng không phải là một lựa chọn quá đắt tiền như trước nữa.

Kết nối in ấn

Cuối cùng, kết nối in ấn là tính năng sẽ giúp cho máy in có thể vận hành được. Nếu là một thiế bị đa dụng thì càng nhiều tùy chọn kết nối sẽ càng tốt. Ngoài cổng USB tiêu chuẩn mà máy in nào cũng có, nếu bạn muốn chia sẻ in ấn với nhiều người hơn, bạn sẽ cần thêm kết nối có dây (Ethernet) và không dây (Wifi).

Một ví dụ điển hình là với máy in đa năng Wifi, chỉ cần có máy tính được kết nối cùng mạng Wifi với máy in, bạn có thể in ấn bất cứ khi nào bạn cần. Tiện lợi hơn nữa là chức năng in ấn di động với các ứng dụng thông minh như Apple Air Print, Google Cloud Print hoặc công nghệ NFC (cho phép bạn chạm smartphone hay Ipad có hỗ trợ NFC vào máy in đa năng để nó tự động kết nối).

kết nối máy in đa năng

KẾT LUẬN: MÁY IN ĐA CHỨC NĂNG NÀO TỐT?

Máy in đa năng tốt nhất là chiếc máy in đáp ứng đầy đủ nhất nhu cầu sử dụng của bạn, không thừa cũng không thiếu. Nếu bạn còn đang phân vân chưa biết lựa chọn máy in đa chức năng nào, hãy tham khảo bài viết Hướng dẫn lựa chọn máy in đa năng của Toàn Nhân.

Chia sẻ

Bình luận của bạn Cancel reply

Vui lòng nhập thông tin của bạn. *
Gọi điện thoại