Mua máy in laser văn phòng? Đây là những điều bạn phải biết!

Mua máy in laser văn phòng? Đây là những điều bạn phải biết!

Giống như máy tính, laptop, máy in giờ đây là một trong những thiết bị cần thiết nhất nhì để xử lý hiệu quả công việc hằng ngày của các doanh nghiệp. Bạn sẽ luôn cần phải in tài liệu, hợp đồng, chứng từ, hóa đơn hay bất kỳ loại giấy tờ nào. Cũng sẽ có lúc bạn cần phải in hình ảnh, đồ họa, bảng vẽ…Bất kỳ nhu cầu in ấn của bạn là gì, một chiếc máy in laser đều có thể làm cho mọi chuyện trở nên đơn giản và tiện lợi hơn.

Tuy nhiên, với rất nhiều dòng máy in có sẵn, thì việc lựa chọn một máy in văn phòng không phải là chuyện dễ. Mặc dù các tính năng được thêm vào để phục vụ tốt nhất cho công việc của bạn, nhưng tất nhiên là bạn cũng không muốn phải phí tiền cho những tính năng không cần dùng đến. Máy in văn phòng loại nào tốt? Dưới đây, Toàn Nhân sẽ giúp bạn khám phá các tính năng quan trọng mà bạn có thể cần cho một chiếc máy in văn phòng.

Đảm bảo bạn biết rõ nhu cầu của mình.

Đây phải là điều đầu tiên mà bạn cần xác định rõ. Sẽ thật tuyệt vời biết bao khi chiếc máy in mà bạn mua về có thể đáp ứng hoàn hảo khối lượng công việc hằng ngày. Và chuyện đó cũng không hề khó khăn với những câu hỏi mà Toàn Nhân gợi ý dưới đây.

Bạn có cần in với tốc độ nhanh không?
Số trang bạn cần in hằng tháng là bao nhiêu?
Việc nạp mực và bảo hành máy như thế nào?
Bạn cần in hình ảnh nhiều màu sắc hay chỉ in tài liệu, văn bản?
Bạn có cần in, copy, scan hay fax chỉ trong một chiếc máy hay không?

Máy in laser và in phun: nên chọn loại nào cho máy in văn phòng?

Mặc dù cả máy in laser và in phun đều có khả năng in hình ảnh hoặc văn bản lên mặt giấy, nhưng 2 loại máy in này sử dụng công nghệ in khác nhau. Vì thế, nó cũng sẽ phù hợp cho từng nhu cầu in khác nhau.

so-sanh-in-phun-va-in-laser-mau-1

Máy in phun, như tên gọi của nó, sử dụng mực nước và các đầu phun để in văn bản, hình ảnh lên giấy. Máy sẽ phun các giọt mực nhỏ trực tiếp lên bề mặt của giấy. Vì thế, đây là lựa chọn tốt để in hình ảnh chất lượng cao với màu sắc tươi sáng và sống động, đặc biệt là in ấn tại nhà hay nhóm làm việc nhỏ.

Mặt khác, khi sử dụng máy in laser thì loại mực mà bạn sử dụng là mực bột. Tia laser tạo ra tĩnh điện trên drum (trống lăn) để hút bột mực, sau đó dùng nhiệt để làm tan chảy mực và in lên giấy. Vì thế, in hình ảnh trên máy in sẽ không được chi tiết và tươi màu như máy in phun. Thay vào đó, máy in laser lại in rất tốt các tài liệu văn bản dùng trong văn phòng.

Nhu cầu sử dụng máy in văn phòng của bạn là gì?

Ngoài ra, còn một số yếu tố khác bạn nên xem xét trước khi mua một chiếc máy in mới.

Máy in laser đa năng hay đơn năng?

Nếu bạn đang làm việc tại văn phòng hay doanh nghiệp vừa và lớn, sử dụng máy in đa chức năng sẽ là một ý tưởng tuyệt vời. Máy in laser đa chức năng là loại máy có thể làm được tất cả tác vụ in ấn! In tài liệu, copy giấy tờ, scan các chứng từ quan trọng để lưu dưới dạng file mềm hay gửi cả fax nữa. Tất cả đều có trong một chiếc máy tiện lợi.

Còn máy in đơn năng thì chức năng chính chỉ là để in. Vì thế, nó sẽ phù hợp nếu bạn không có nhu cầu copy, scan hay fax. Sử dụng một chiếc máy in laser đơn năng nhưng đúng nhu cầu cũng sẽ giúp bạn ít tốn kém chi phí hơn là mua một chiếc máy in đa năng.

so sánh máy in đơn năng và đa năng
in màu hay trắng đen

Bạn in màu hay trắng đen?

Đây là một sự lựa chọn tương đối đơn giản, Nếu bạn chỉ cần in trắng đen thì có thể tiết kiệm chi phí hơn khi chọn một chiếc máy in laser trắng đen (mono). Và đương nhiên, nếu có kế hoạch để in ấn các hình ảnh nhiều màu, thì máy in laser màu là lựa chọn duy nhất của bạn.

Về chất lượng in ấn đầu ra thì ngày nay, phần lớn các loại máy in đều có độ phân giải tối thiểu 600 x 600 dpi. Độ phân giải là số chấm màu li ti trên một inch vuông. Vì thế, nói dễ hiểu thì số chấm càng nhiều, độ phân giải càng lớn thì văn bản, hình ảnh càng chi tiết và càng rõ rét, đẹp mắt.


Ứng dụng công nghệ làm mịn hình ảnh, một số nhà sản xuất có thể tăng độ phân giải từ 600 x 600 dpi lên 1200 x 1200 dpi. Nhưng nếu bạn có đủ ngân sách thì nên mua loại máy có độ phân giải vật lý ở mức độ mà mình mong muốn. Ví dụ, với độ phân giải 1200 x 1200 dpi thì khi in hình ảnh, màu sắc sẽ sống động và rõ ràng hơn.

Bạn cần tốc độ in nhanh hay vừa phải?

Tất cả các loại máy in sẽ cho biết tốc độ in của chúng. Đôi khi tốc độ in trên cùng một chiếc máy sẽ khác nhau với bản in đen trắng và màu. Tốc độ in được hiểu là số trang có thể được in trong một phút. Và đây là điều làm cho thông số này trở nên quan trọng.

Nếu văn phòng, nhóm làm việc của bạn cần in tài liệu, báo cáo…với số lượng khổng lồm mỗi ngày, thì chọn một chiếc máy in có tốc độ in nhanh hơn là điều dễ hiểu. Cách biệt vài phút có thể tạo ra sự khác biệt lên đến hàng trăm trang.


tốc độ máy in laser và máy in phun

Ở điểm này, máy in laser là dòng máy được các văn phòng ưa chuộng, vì với những chiếc máy tiêu chuẩn và giá rẻ, tốc độ in đã ngang bằng những chiếc máy in phun “xịn”.

số trang in máy in văn phòng

Số trang bạn cần in mỗi tháng?

Số trang in mỗi tháng có thể hiểu là số lượng trang in tối đa mà bạn có thể mong đợi máy in văn phòng có thể in được trong một tháng. Với các phòng ban hay doanh nghiệp có nhu cầu in số lượng nhiều, có thể đến hàng trăm trang mỗi tháng, điều quan trọng là bạn cần chọn máy in có công suất lớn.

Tuy nhiên, với mỗi loại máy in, nhà sản xuất sẽ đưa ra số trang in khuyến nghị hàng tháng. Đây là con số sẽ giúp máy in của bạn hoạt động bền bỉ, lâu dài và ổn định nhất.

Có nên dùng máy in laser 2 mặt tự động?

Máy in laser 2 mặt (duplex) – in trên cả hai mặt giấy của trang – tự động cũng khá phổ biến hiện nay, nhất là nếu bạn cần in tài liệu dạng sách hay in ấn tiết kiệm hơn. Tất nhiên, bạn cũng có thể in 2 mặt trên tất cả các máy in bằng cách dùng tay lật mặt giấy, nhưng rủi ro là nếu chỉ 1 trang đặt không đúng vị trí, sẽ kéo theo hàng loạt trang khác bị in sai nội dung.

Hơn nữa, cách in 2 mặt thủ công sẽ không có vấn đề gì nếu cần in vài trang. Nhưng nếu bạn có đến hàng trăm trang, thì máy in laser 2 mặt tự động chắc chắn sẽ làm nên công chuyện cho bạn.

in 2 mặt tự động
khay nạp giấy máy in văn phòng

Bạn muốn in ấn liên tục với khay giấy lớn?

Hầu hết các máy in hiện tại hoạt động bằng cách kéo giấy vào từ khay giấy, chạy qua trống hoặc con lăn, sau đó đưa bản in ra ở khay giấy ra. Bạn cũng có thể tìm thấy trên nhiều loại máy in ngày nay, ngoài khay nạp giấy tiêu chuẩn còn có khay nạp đa năng, hoặc bạn cũng có thể lắp thêm một khay nạp giấy rời nữa.

Khay nạp giấy đầu vào và nhận giấy đầu ra có sức chứa bao nhiêu tờ? Chắc chắn là bạn cũng cần biết điều này. Chẳng hạn, nếu bạn cần in 200 trang giấy mà khay nạp chỉ có sức chứa 150 tờ, thì bạn sẽ phải dừng lại giữa chừng để nạp giấy tiếp.


Và nếu khay giấy đầu ra chỉ có khả năng xử lý được 50 trang thì có thể bạn sẽ tìm thấy 150 trang còn lại nằm…rải rác đâu đó trên sàn nhà.

Bạn cần kết nối in ấn như thế nào?

Và cuối cùng, để có bản in cầm trên tay thì máy in phải được kết nối với thiết bị nào đó.Nếu bạn chỉ cần in cá nhân, gia đình, các loại máy in laser hiện nay đều có thể kết nối 1 – 1 qua cổng USB 2.0 tốc độ cao. Chỉ cần cắm dây vào và sử dụng ngay.

Trong môi trường doanh nghiệp, nhu cầu in ấn lớn hơn, bạn sẽ quan tâm đến tính năng in qua mạng (LAN/Ethernet). Các máy tính trong cùng một văn phòng sẽ được kết nối qua một bộ định tuyến, và việc chia sẻ in ấn từ nhiều máy khác nhau trở nên dễ dàng hơn.

Tuy nhiên, với nhu cầu kết nối không ngừng như hiện nay, bạn cũng nên sử dụng các kết nối không dây nếu như ngân sách cho phép. Bạn có thể sử dụng máy in laser wifi, NFC (kết nối không dây gần bằng cách chạm điện thoại vào nhãn NFC trên máy in) hay in tài liệu từ xa được lưu trữ đám mây (cloud) qua các ứng dụng.

kết nối máy in văn phòng

Ngoài ra, việc nạp mực máy in laser ngày nay cũng có nhiều lựa chọn. Bạn có thể dùng mực chính hãng (tiêu chuẩn hoặc công suất cao) hay mực in tương thích chất lượng để tiết kiệm chi phí.

Trên đây là những điều bạn cần quan tâm khi mua máy in laser cho văn phòng. Nếu những hướng dẫn này đã giúp bạn xác định chính xác những gì bạn cần khi mua máy in, hãy tham khảo Top 10 máy in laser văn phòng của Toàn Nhân để lựa chọn chiếc máy in phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng của bạn nhé!

Chia sẻ

Bình luận của bạn Cancel reply

Vui lòng nhập thông tin của bạn. *
Gọi điện thoại