Đây là câu hỏi được nhiều người thắc mắc nhất khi mới tìm hiểu về “thế giới máy in”. Theo Wikipedia, “Máy in laser là một loại máy in kỹ thuật số theo quy trình xerography, dùng tia laser để tạo ảnh quang điện theo từng dòng in để đưa lên đối tượng in.”

Định nghĩa trên hơi mang tính kỹ thuật nên có thể khó hiểu với nhiều người. Đơn giản hơn, máy in laser sử dụng tia laser để in tài liệu (trong khi máy in phun dùng đầu phun mực để in). Khá dễ hiểu hơn rồi, phải không?

 Khi nhìn vào nguyên tắc hoạt động của máy in laser, bạn sẽ khám phá thêm nhiều điều thú vị, và hiểu rõ cặn kẽ vì sao đây là dòng máy đang rất được ưa chuộng cho công việc hiện nay.

Ưu điểm của máy in laser

In được nhanh hơn

Vì in bằng cách chiếu tia laser, mà tia laser lại có tốc độ rất nhanh so với phun mực nên máy in laser có tốc độ in rất nhanh, ngay cả phiên bản chậm nhất thì cũng trên dưới 20 trang/phút.

Nếu bạn cần in ấn với số lượng lớn thì tốc độ in cũng rất quan trọng, vì chỉ một vài phút có thể tạo ra sự khác biệt lên đến hàng trăm trang. Cách nào đó, in nhanh hơn cũng có thể dẫn đến năng suất và hiệu quả công việc cao hơn.

Tiết kiệm tổng chi phí

Chi phí ban đầu khi mua máy in laser cao hơn, nhưng nó có thể in được nhiều trang hơn với chi phí trang in rất rẻ khi bạn sử dụng lâu dài. Hơn nữa, vì sử dụng bột mực nên nó sẽ không bị khô hay dễ bay hơi như mực nước.

Nếu bạn sử dụng đúng cách thì một chiếc máy in laser cũng có độ bền và tuổi thọ cao hơn các loại khác.

In được nhiều hơn

Máy in laser được thiết kế cho công việc kinh doanh, nên nó có thể in được với số lượng trang lớn. Bạn có thể in nhiều trang liên tục mà không gặp phải tình trạng kẹt giấy hay các trục trặc khác.

Chất lượng bản in đẹp hơn

Về độ sắc nét và đều màu thì khó có loại nào đánh bại được máy in laser. Đặc biệt là các văn bản với size chữ, ký tự nhỏ có thể được nhìn thấy rõ ràng và chính xác. Điều này là do công nghệ laser có thể kiểm soát được chính xác lượng mực in và dùng điện tích để hút mực bám chặt vào giấy.

Do đó, bản in của bạn sẽ thật sự đạt độ hoàn hảo, không bị lem hay nhòe mờ.

Máy chạy êm ái

Hầu hết khi in ấn, máy in laser không tạo ra tiếng ồn, và hiếm khi bạn có thể nghe được tiếng máy in đang chạy ngay cả trong một căn phòng yên tĩnh. Khi làm việc, tiếng ồn cũng có thể gây phiền toái và làm bạn mất tập trung

Nhược điểm của máy in laser

Kích thước máy lớn

Vì có nhiều bộ phận như drum, hộp mực…nên kích thước của máy in laser có hơi cồng kềnh và nặng hơn. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ sử dụng cho văn phòng thì đây không phải là vấn đề.

Chi phí đầu vào cao

Như Toàn Nhân đã nói, chi phí để mua một máy in laser ban đầu sẽ cao hơn các loại máy in khác. Vì thế, đây không phải là sự lựa chọn hàng đầu của hầu hết người dùng có ngân sách eo hẹp hoặc có nhu cầu in ấn ít.

In ảnh chất lượng trung bình

Máy in laser có thể in được ảnh, nhưng in là những bản in màu đơn giản chứ không phải hình ảnh đồ họa chất lượng cao. Vì thế, nếu bạn in ảnh nhiều và thường xuyên thì có thể cân nhắc sử dụng máy in phun.

Chỉ in được trên 1 số loại giấy

Sử dụng giấy chất lượng thấp, giấy in ảnh hay không đúng tiêu chuẩn có thể làm hỏng máy in, bởi vì bản in phải chạy qua bộ phận sấy để sấy khô mực trước khi ra ngoài, cho nên nếu giấy không đúng tiêu chuẩn sẽ gây kẹt giấy hoặc tệ hơn là rách bao lụa hoặc trục cao su của bộ sấy.

Đây là một điểm bất lợi của máy in laser vì máy in phun có thể in được hầu hết các loại giấy. Những chất liệu nhạy cảm với nhiệt độ cũng có thể gây ra tình trạng kẹt giấy trên máy in.

Có mấy loại máy in laser?

Một số người có nhu cầu in ấn sáng tạo với các ấn phẩm, trong khi một số khác thì chỉ cần in ấn tài liệu cho công việc. Để đáp ứng nhu cầu này, máy in laser được chia ra thành 2 loại khác nhau:

• Máy in laser đen trắng
• Máy in laser màu

Dù khác biệt về nhu cầu in ấn, nhưng có một điều chắc chắn là bạn sẽ có một chiếc máy in và mực in chất lượng.

Những thương hiệu máy in laser nào đáng tin cậy?

Danh tiếng của thương hiệu thường sẽ gắn liền với chất lượng, độ tin cậy và độ bền của máy in. Tại Toàn Nhân, bạn có thể tìm được những chiếc máy in laser tốt nhất đến từ các thương hiệu toàn cầu và có vị thế như Canon, HP, Brother, Xerok…

Ngoài các chức năng cơ bản phục vụ cho nhu cầu in ấn thì bạn cũng cần sử dụng một số tính năng để giúp cho công việc trôi chảy hơn. Không phải bất kỳ máy in văn phòng nào cũng có đầy đủ các tính năng dưới đây. Do đó, khi mua máy in laser, bạn có thể trả lời một số câu hỏi bên dưới để tự tin lựa chọn dòng máy phù hợp nhất với nhu cầu của mình

Tôi có nhu cầu in 1 mặt hay 2 mặt tự động?

In 2 mặt tự động là một tính năng cho phép máy in tự động đảo mặt để in mặt thứ 2. Vì máy chỉ cần gửi một lệnh in duy nhất để in trên 2 mặt của trang giấy, nên bạn sẽ vừa giảm thời gian in và cả chi phí giấy in lên đến 50%

Các máy in không có tính năng in 2 mặt tự động chỉ có thể in được trên một mặt giấy. Như vậy, để in hai mặt, bạn cần phải lật ngược giấy bằng tay để in mặt còn lại.

Nếu bạn thường xuyên có những tài liệu, dự án đòi hỏi phải in ấn nhiều hoặc in 2 mặt, thì việc mua một chiếc máy như vậy là khoản đầu tư tốt. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ cần một chiếc máy để thỉnh thoảng in những tấm bưu thiếp, vài trang tài liệu thì tính năng in 2 mặt cũng không mấy cần thiết.

In ấn qua Wifi hay LAN phù hợp với công việc của bạn?

Khi mua máy in laser cho văn phòng, một trong những tính năng mà bạn phải cân nhắc là cách kết nối máy in với máy tính. Hầu hết máy in có thể kết nối với máy tính qua cổng USB. Nhưng nếu in với cổng USB thì mỗi máy in chỉ phục vụ cho 1 người dùng, bạn muốn chia sẻ máy in cho nhiều người dùng thì đâu là giải pháp cho bạn?

• In qua mạng LAN: In qua Ethernet hay mạng LAN, bạn có thể sử dụng dây cáp hoặc bộ định tuyến để kết nối in ấn với nhiều máy in trong văn phòng. Đây là cách in được đánh giá là nhanh và ổn định, vì bạn sẽ ít gặp các sự cố như bị ngắt kết nối mạng khi in. Hầu hết các văn phòng đều đang sử dụng kết nối mạng này.
• In qua WiFi: Khác với mạng LAN, Wifi là một kết nối hoàn toàn không dây và có thể kết nối với nhiều thiết bị khác. Nó cho phép nhiều người trong văn phòng có thể kết nối với máy in không chỉ qua máy in, mà còn nhiều thiết bị di động khác mà không phải cắm vào bất cứ thứ gì. In qua Wifi đã phát triển mạnh trong những năm gần đây vì tính tiện lợi và tối ưu chi phí của nó

Bạn có cần khay ADF (Automatic Document Feeder) không?

Khay nạp tài liệu tự động (ADF) cho phép bạn nạp một xấp tập tài liệu gốc để copy hoặc scan tự động mà không phải đặt thủ công từng trang vào máy. Sức chứa của khay ADF cũng tùy theo từng loại máy (từ 25-50 tờ)

Có 2 loại khai ADF thông dụng trên máy in laser là:

• Khay nạp tài liệu ADF: chỉ nhận tài liệu để copy, scan 1 mặt tự động. Sau đó, bạn phải lật giấy để copy, scan mặt còn lại.
• Khay nạp tài liệu đảo mặt DADF (Duplex ADF): quét cả 2 mặt tự động của tài liệu gốc trong cùng 1 lần nạp giấy. Bạn không cần phải lật bằng tay.

Bạn cần in khổ giấy nào?

Khổ giấy ảnh hưởng đến nhiều vấn đề khi in ấn. Tài liệu, chứng từ, hợp đồng… là những thứ thường gặp nhất. Ngoài ra, cũng có lúc bạn cần in bao thư, phong bì, khung hình, bản vẽ… với nhiều kích thước khác nhau.

Nhu cầu in chính yếu hiện nay ở đa số các doanh nghiệp là khổ giấy A4 và A5. Hầu hết các máy in laser đều có thể in được ở khổ giấy này hoặc nhỏ hơn. Bạn có thể sử dụng các thanh điều chỉnh ở khay giấy để chọn khổ giấy in mong muốn.

Trong trường hợp bạn cần in bảng vẽ xây dựng, thiết kế ở khổ A3 thì có thể chọn loại máy in được khổ giấy này. Và máy in A3 laser cũng có thể in được thoải mái các loại giấy nhỏ hơn.

Bạn cần khay nạp giấy dung lượng bao nhiêu?

Có khay nạp giấy đầu vào/ra, bạn cũng sẽ in ấn tiện lợi hơn rất nhiều. Với sức chứa lớn, khay nạp giấy có thể giúp bạn lưu trữ một số lượng giấy nhất định để in, copy liên tục trong một thời gian nhất định. Khay nạp giấy càng lớn thì bạn sẽ ít phải nạp giấy vào nhiều lần hơn.

Trên phần lớn các máy in laser, khay giấy đầu vào thường là 150-250 tờ. Tuy nhiên, với khay đa năng, bạn có thể nâng dung lượng này lên đến trên 500 tờ tùy loại máy, hoặc dùng để in những khổ giấy đặc biệt như bao thư. Khay giấy đầu ra thường ở mức 100-150 tờ.

Màn hình điều khiển máy in

Tùy theo loại máy mà cách sắp xếp các nút bấm tùy chọn và màn hình điều khiển sẽ khác nhau. Đây là hệ thống giúp bạn khai thác và sử dụng đầy đủ các tính năng nói trên của máy in, đồng thời, biết được trạng thái sử dụng cũng như vấn đề của máy.

Hầu hết các nút bấm cũng khá đơn giản. Còn với màn hình điều khiển LCD, sẽ có những loại nhỏ (1 line) cho đến lớn (5 lines) tùy theo tính năng của máy nhiều hay ít. Một số máy in laser đời mới sau này còn trang bị màn hình LCD, giúp bạn in ấn dễ dàng và tiện lợi hơn chỉ với những lần chạm.

“Bạn cần in tài liệu trong bao lâu, và bạn cần in bao nhiêu tài liệu?” Khi nói đến máy in bất kỳ, công suất là thông số rất được chú ý và nó bao gồm 2 vấn đề sau:

Tốc độ in

Máy in laser được đánh giá là có tốc độ in nhanh vượt trội so với các dòng máy in khác như in phun, in kim. Tốc độ in được tính bằng số trang/phút (pages per minute – ppm).

Tốc độ in tối thiểu thường là 14 ppm và một máy in cơ bản có thể in được từ 20-30 trang/phút. Trong khi, nếu bạn có khả năng tài chính, thì có một số dòng máy in cao cấp có thể in được trên 40 trang/phút.

Vì máy in laser có tốc độ nhanh hơn, nên chúng có thể in được nhiều hơn so với máy in phun, và do đó, khối lượng in hằng tháng cũng cao hơn. Mỗi phút số trang in nhanh hơn không nhiều, nhưng nếu chỉ 4-5 phút thì sự khác biệt có thể là hàng trăm trang.

Máy in có tốc độ in nhanh hơn thì giá thành thường cũng sẽ cao hơn. Bạn có thể tham khảo khoảng dao động của tốc độ in để lựa chọn máy phù hợp nhất với nhu cầu:

• Phổ thông: từ 14 tới 20 trang / phút
• Trung bình: từ 21 tới 30 trang / phút
• Nhanh: 31 tới 40 trang / phút
• Rất nhanh: 41 tới 60 trang trở lên / phút

Khối lượng trang in

Đây là số lượng trang mà máy in của bạn có thể in trong một khoảng thời gian nhất định, thường được tính là số lượng trang in mỗi tháng. Máy in laser được coi là “vật bất ly thân” của các văn phòng, vì thế, nó được thiết kế để có thể in được với số trang nhiều nhất có thể mỗi tháng.

Người dùng thường hay lẫn lộn giữa hai khái niệm “Số trang in khuyến nghị” và “Số trang in tối đa”. Vậy, chúng ta phải hiểu hai khái niệm này như thế nào?

• Số trang in tối đa: Là số lượng trang mà máy có thể in trong một tháng mà không gây hỏng hóc hay trục trặc các bộ phân linh kiện của nó, có thể hiểu là ngưỡng chịu đựng.
• Số trang in khuyến nghị: Việc in theo số lượng tối đa có thể làm cho máy in laser của bạn giảm độ bền và tuổi thọ. Thay vào đó, bạn nên duy trì khối lượng in hàng tháng theo khuyến nghị để giữ cho máy hoạt động lâu bền và tốt hơn.

Bạn cần chất lượng bản in như thế nào?

Ngay sau tốc độ in ấn thì người dùng sẽ quan tâm đến chất lượng bản in, được ghi theo độ phân giải. Nhưng độ phân giải là gì, và nó có thực sự quan trọng khi chọn một chiếc máy in laser?

Bạn muốn kết nối máy in qua cổng nào?

Ngày nay, máy in có nhiều lựa chọn tiện lợi để kết nối hơn bao giờ hết. Trong môi trường kinh doanh, nó cho phép cài đặt một số máy in mà người dùng có thể sử dụng, thay vì chỉ một máy duy nhất như trước đây. Hơn nữa, với các kết nối không dây, bạn có thể in ấn dễ dàng hơn nữa mà không cần phải cắm với bất kỳ thiết bị nào.

In ấn kết nối có dây

Có 2 hình thức thường gặp là kết nối qua USB và LAN. Hầu hết các loại máy in đều có thể kết nối trực tiếp với máy tính thông qua cổng USB với dây cáp nhỏ, nhẹ và tương thích với nhiều hệ điều hành. Hơn nữa, vì là kết nối 2 chiều nên nó cũng cho phép máy in gửi lại dữ liệu về máy tính như lượng mực.

Nhiều máy in hiện nay cũng có thêm kết nối Ethernet có dây để sử dụng với mạng nội bộ (Local Area Network – LAN). Các máy tính trong cùng một mạng LAN này sử dụng cáp Ethernet để kết nối với máy in qua một bộ định tuyến, cho phép nhiều người in ấn mà không phụ thuộc vào một máy in duy nhất.

In ấn kết nối không dây

Ngoài các máy in có dây hay máy in “mạng”, thì với sự phát triển của công nghệ không dây, các kết nối như Bluetooth, NFC, Wifi ngày càng được ưa chuộng. Nhiều máy in văn phòng đã chuyển đổi từ mạng lưới dây nhợ rối rắm sang kết nối không dây.

Vậy sự khác biệt giữa kết nối Wifi và không dây (Wireless) là gì?

Câu trả lời vừa đơn giản, nhưng cũng phức tạp. “Không dây” là một khái niệm rộng, bao gồm cả Wifi, Bluetooth, NFC (kết nối gần). Tuy nhiên, máy in không dây có thể kết nối với các thiết bị như smartphone, Ipad qua các ứng dụng mà không cần cùng mạng Wifi. Nhưng máy in Wifi cần được kết nối với bất kỳ máy tính nào đang gửi lệnh in trên cùng một mạng Wifi.

Dù có một chút hạn chế hơn với kết nối Wifi, nhưng nó vẫn rất tiện lợi.

Chi phí ban đầu của một máy in laser có vẻ là điểm yếu lớn nhất của nó, cho dù loại máy rẻ nhất thì giá cũng cao hơn máy in phun thông thường. Tuy nhiên, bạn nên cẩn thận khi lựa chọn máy in giá rẻ vì chi phí trên mỗi trang in sẽ cao hơn, và có thể bạn phải thường xuyên thay thế hộp mực.

So với máy in laser, máy in phun có giá thấp hơn một phần vì:

• Máy in phun có tuổi thọ tối thiểu khoảng 3 năm
• Máy in laser có tuổi thọ ít nhất là 5 năm
• Và tần suất sử dụng, số trang in của máy in laser cũng nhiều hơn.

Một yếu tố mà quan trọng mà bạn cần xem xét khi mua máy in chính là giá hộp mực của nó, vì máy in bạn chỉ mua 1 lần, nhưng hộp mực phải mua thường xuyên.

Chi phí ban đầu của một máy in laser có vẻ là một lựa chọn không mấy hấp dẫn. Tuy vậy, nó có thể in được nhiều trang hơn với giá rẻ hơn, và tuổi thọ của nó cũng lâu bền hơn các loại máy in khác.

Có nhiều mức giá cho bạn lựa chọn, tùy theo nhu cầu:

• Dưới 5 triệu: Ở phân khúc dưới 5 triệu, bạn sẽ có những chiếc máy in laser đơn năng với những tính năng cơ bản.
• Từ 5 - 10 triệu: Ở phân khúc từ 5 - 10 triệu, bạn sẽ có thêm sự lựa chọn cho những tính năng như in đảo mặt tự động, in không dây...Bạn cũng có thể chọn được một số máy in đa chức năng trong tầm giá này.
  
• Từ 10 triệu trở lên: Ở mức giá từ 10 triệu trở lên, bạn sẽ có nhiều sự lựa chọn thoải mái hơn với nhiều tính năng tiện lợi hơn, đặc biệt là với dòng máy in đa năng.
  

Quyết định mua máy in laser của bạn sẽ phụ thuộc vào loại tài liệu mà bạn cần in, số lượng in, tốc độ in và số tiền mà bạn sẵn sàng chi trả cho việc in ấn. Máy in laser có thể giúp bạn xử lý một khối tài liệu đồ sộ hằng ngày, là sự lựa chọn hiệu quả và tiết kiệm hơn.

Nếu bạn đã biết chính xác loại máy in thật sự phù hợp với nhu cầu của mình và muốn xem những đề xuất tốt nhất của Toàn Nhân dành riêng cho bạn, hãy tham khảo danh sách bên dưới nhé.

Chúc bạn mua sắm vui vẻ!