Lưu trữ kỹ thuật số

Tài liệu bằng giấy thì cồng kềnh, nặng nề và dễ cháy. Nếu bạn cần lưu trữ tài liệu, máy in đa chức năng cho phép bạn lưu dạng kỹ thuật số. Quét các tài liệu giấy của bạn chuyển đổi chúng sang định dạng điện tử như file pdf, bạn có thể lưu trữ trên ổ cứng, trong đám mây hoặc trên các phương tiện bên ngoài, chẳng hạn như thanh USB.

Điều này có nghĩa là bạn có thể lưu trữ càng nhiều bản sao khi cần, mà không chiếm bất kỳ không gian vật lý nào. Ví dụ như lưu trữ một bản sao trong đám mây, cũng có nghĩa là bạn được bảo vệ trong trường hợp có hoả hoạn hoặc thảm hoạ nghiêm trọng của máy tính.

Chia sẻ tài liệu

Thay vì làm nhiều bản sao của một tài liệu và giao nó cho tất cả mọi người, bạn chỉ cần quét nó (scan) và e-mail bản sao cho những người có liên quan. Tất nhiên, bạn có thể cần một máy photocopy để tạo các bản sao nhưng qua quét (scan) và chia sẻ bằng điện tử, bạn đang thực hiện công việc một cách thông minh hơn.

Fax không giấy

Nếu bạn vẫn cần fax, nhiều máy in đa chức năng (MFP) cho phép bạn gửi và nhận fax mà không cần in ra một bản in giấy. MFP được kích hoạt bằng fax được kết nối với máy PC có thể gửi cho bạn một bản sao điện tử của fax đến để bạn có thể quyết định có cần in nó hay không. 

Bạn cũng có thể gửi một tài liệu điện tử từ máy tính qua fax mà không cần phải đứng ở đầu máy fax chờ đợi nó cuốn giấy đi, và hồi hộp ở đầu kia nhận được tài liệu chưa, nội dung có thể bị lộn ngược (do bạn đặt sai đầu tờ giấy).

Máy in đơn năng hoặc đa chức năng?

Hầu hết các doanh nghiệp, thậm chí cả người sử dụng tại nhà, sẽ được hưởng lợi từ một thiết bị đa chức năng nhưng một số trường hợp chỉ nên mua máy in chức năng đơn. Như thường lệ, lợi ích chính là chi phí - một thiết bị đơn chức năng sẽ rẻ hơn so với MFP tương đương, trong khi chi phí hoạt động sẽ như nhau. 

Nếu bạn đang in đồ hoạ hoặc hình ảnh cao cấp, chất lượng đầu ra sẽ là mối quan tâm quan trọng nhất của bạn. Sẽ rất khó để biện minh cho việc chi tiêu thêm 6 triệu cho máy quét scan và fax khi bạn chỉ đang cần những bản in chất lượng cao mà thôi. 

Tuy nhiên, về sự cân bằng, có rất ít trường hợp mà bạn sẽ không được hưởng lợi gì từ một thiết bị đa chức năng. Bạn có thể quản lý hoàn toàn tốt với một thiết bị chức năng đơn lẻ nhưng bạn có thể bỏ lỡ một cơ hội để cải thiện năng suất và hiệu quả làm việc của bạn lên rất nhiều lần.

Để biết thêm thông tin về thiết bị và tư vấn máy văn phòng nói chung, vui lòng tham khảo trang web của chúng tôi hoặc gọi cho chúng tôi theo số 0899 199 660