Hướng dẫn lựa chọn Máy in đa năng cho văn phòng

Thiết bị này tích hợp chức năng của máy in, máy photocopy, máy scan và máy fax. Vì thế, ngoài in ấn, bạn cần sử dụng thêm những tính năng nào để quản lý tài liệu, giảm bớt giấy in, làm việc từ xa và đơn giản hóa quy trình làm việc? Bạn sẽ in, copy, scan hay fax bao nhiêu trang/ ngày? Vì thế, có một số câu hỏi mà chúng ta cần xem xét dưới đây.

Bạn có cần in màu không?

Nếu bạn không bao giờ in màu thì không có lý do gì để chi tiền cho tính năng này. Tuy nhiên, nếu bạn cần một máy in màu đa năng cho văn phòng thì bạn có lựa chọn nào? Với kinh nghiệm của Toàn Nhân, máy in laser màu đa chức năng sẽ là chiếc máy lý tưởng nhất với tốc độ in nhanh, chất lượng đủ tốt để bạn các ấn phẩm đồ họa, tài liệu tiếp thị, kinh doanh…Đặc biệt là chi phí sử dụng lâu dài sẽ tiết kiệm hơn máy in phun.

Kích thước máy in đa năng?

Máy in đa chức năng thường sẽ lớn hơn máy in đơn năng, thậm chí một số dòng máy còn có vẻ hơi “cồng kềnh”. Điều này cũng dễ hiểu vì sở hữu nhiều tính năng, máy in sẽ phải trang bị nhiều linh kiện hơn. Vì thế, bạn nên xem xét khối lượng, kích thước và vị trí mà bạn sẽ đặt máy in trong văn phòng. Di chuyển một chiếc máy in lớn và nặng như máy in đa chức năng cũng không mấy dễ dàng.

Bạn muốn kết nối với máy in đa chức năng thế nào?

Ngoài cổng USB có trên mọi máy in, nhiều máy in đa năng có thêm kết nối qua mạng (Ethernet) / Wifi hoặc cả hai. Nếu sử dụng Wifi, bạn có thể in ấn không dây khi kết nối giữa máy in và máy in cùng một mạng Wifi. Một số máy in hiện nay bao gồm cả Wifi Direct, cho phép các thiết bị tương thích kết nối mà không cần thông qua một điểm truy cập không dây.

Và còn hơn thế nữa, một số máy in đa năng wifi hiện đại còn có thể in qua ứng dụng di động. Chỉ cần 1 lần chạm, ở bất kỳ vị trí nào trong văn phòng, bạn cũng có thể in tài liệu mà mình cần.

Chi phí sử dụng máy in đa năng?

Khi mua máy in đa chức năng, nhiều người thường chỉ quan tâm đến giá tiền của thiết bị. Vì thế, những chiếc máy in đa năng giá rẻ thường được ưu ái hơn. Nhưng để sử dụng cho doanh nghiệp, còn vài yếu tố về chi phí quan trọng hơn mà bạn cần phải xem xét.

Sau số tiền mua máy in (một lần), thì ngân sách cho việc thay mực máy in (nhiều lần) là sẽ là khoản chi phí sử dụng lâu dài mà bạn nên tính đến. Ngoài ra, thiết bị in ấn đa năng cũng cần phải bảo trì, thay thế linh kiện sau một thời gian nhất định. Vì thế, chất lượng và công suất của máy in càng tốt, thì chi phí sử dụng của bạn sẽ càng giảm.

Cuối cùng, một chiếc máy in đa năng ngay lập tức sẽ tiết kiệm cho bạn một khoản tiền không nhỏ khi khai thác đúng các tính năng của nó. Thay vì phải mua 3-4 chiếc máy khác nhau, nay chỉ cần một chiếc máy duy nhất thì chi phí ban đầu cũng đã được thấp hơn đáng kể.

Bạn cần in bao nhiêu trang với khổ giấy nào?

Tính toán nhu cầu làm việc với số trang in/tháng, bạn sẽ chọn được chiếc máy in đa chức năng phù hợp dựa trên công suất được hãng công bố trên máy. Bạn cũng đừng quên tính thêm số trang bạn cần cho chức năng photocopy và nhận bản fax đến.

Hầu hết máy in loại đa năng đều có thể in trên khổ giấy A4. Nếu bạn cần in bản vẽ, đồ họa hay ấn phẩm thiết kế... với khổ giấy A3, bạn cần một chiếc máy in đa năng A3 để thực hiện điều đó.

Dù đa năng, nhưng in ấn vẫn là chức năng chính yếu của máy in. Do đó, nếu bạn cần photocopy hay scan nhiều hơn in, thì công suất máy in đa năng sẽ không đáp ứng được. Thay vào đó, bạn nên sử dụng những chiếc máy chuyên dụng.

Bạn có cần in tài liệu 2 mặt?

In 2 mặt là một tính năng rất tiện lợi cho công việc, nhất là khi bạn cần phải in văn bản, tài liệu hay dạng booklet thường xuyên. Khi đó, bạn nên lựa chọn một chiếc máy in đa năng 2 mặt. Dù thêm tính năng, giá tiền sẽ cao hơn, nhưng lợi ích mà bạn nhận được thì lớn hơn nhiều:

• Tiết kiệm giấy: Lợi ích đầu tiên khi dùng máy in đa năng 2 mặt là tiết kiệm giấy, thay vì bạn phải sử dụng gấp đôi số trang giấy khi in 1 mặt. Bạn cũng sẽ dễ dàng quản lý, lưu trữ tài liệu khi dùng ít giấy hơn.
• In ấn nhanh hơn: Lật từng trang giấy bằng tay sẽ làm bạn in ấn chậm hơn. Càng nhiều trang giấy, bạn sẽ mất nhiều thời gian hơn. Bên cạnh đó, khi in liên tục, chỉ cần sai sót khi lật 1 trang bằng tay, toàn bộ tài liệu cũng sẽ bị sai theo.

Máy in đa chức năng có dễ sử dụng không?

Đây là một câu hỏi rất dễ hiểu. Thiết bị công nghệ mà nhiều chức năng đôi khi sẽ khó sử dụng. Vì thế, tìm một chiếc máy in dễ vận hành và được hỗ trợ hướng dẫn sử dụng, bảo trì linh kiện bởi đơn vị cung cấp là một lựa chọn hoàn hảo cho doanh nghiệp.

Các máy in đa năng hiện nay đều được trang bị màn hình điều khiển và các nút bấm trực quan. Một số máy in màu đa năng hiện đại còn được trang bị màn hình cảm ứng hay tích hợp các lối tắt ứng dụng vào giao diện, giúp quy trình làm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.

NÊN MUA MÁY IN ĐA NĂNG NÀO?

Biết được điều gì làm cho chiếc máy in đa chức năng mà bạn đang cần khác biệt với những chiếc máy in khác sẽ giúp ích rất nhiều khi quyết định chọn mua máy in cho văn phòng. Xác định được nhu cầu chỉ mới là phân nửa con đường, tuy nhiên, nó cũng đã giúp việc tìm kiếm một chiếc máy in trở nên dễ dàng hơn. Nếu bạn vẫn chưa tìm được chiếc máy in đa chức năng ưng ý, hãy tham khảo đề xuất của Toàn Nhân với Top 10 máy in đa năng bán chạy nhất hiện nay nhé!