Mua máy in văn phòng? Đây là những điều mà bạn cần biết

Mặc dù cả máy in laser và in phun đều có khả năng in hình ảnh hoặc văn bản lên mặt giấy, nhưng 2 loại máy in này sử dụng công nghệ in khác nhau. Vì thế, nó cũng sẽ phù hợp cho từng nhu cầu in khác nhau. 

Máy in phun, như tên gọi của nó, sử dụng mực nước và các đầu phun để in văn bản, hình ảnh lên giấy. Máy sẽ phun các giọt mực nhỏ trực tiếp lên bề mặt của giấy. Vì thế, đây là lựa chọn tốt để in hình ảnh chất lượng cao với màu sắc tươi sáng và sống động, đặc biệt là in ấn tại nhà hay nhóm làm việc nhỏ.

Mặt khác, khi sử dụng máy in laser thì loại mực mà bạn sử dụng là mực bột. Tia laser tạo ra tĩnh điện trên drum (trống lăn) để hút bột mực, sau đó dùng nhiệt để làm tan chảy mực và in lên giấy. Vì thế, in hình ảnh trên máy in sẽ không được chi tiết và tươi màu như máy in phun. Thay vào đó, máy in laser lại in rất tốt các tài liệu văn bản dùng trong văn phòng.

Bạn in màu hay trắng đen?

Đây là một sự lựa chọn tương đối đơn giản, Nếu bạn chỉ cần in trắng đen thì có thể tiết kiệm chi phí hơn khi chọn một chiếc máy in laser trắng đen (mono). Và đương nhiên, nếu có kế hoạch để in ấn các hình ảnh nhiều màu, thì máy in laser màu là lựa chọn duy nhất của bạn.

Về chất lượng in ấn đầu ra thì ngày nay, phần lớn các loại máy in đều có độ phân giải tối thiểu 600 x 600 dpi. Độ phân giải là số chấm màu li ti trên một inch vuông. Vì thế, nói dễ hiểu thì số chấm càng nhiều, độ phân giải càng lớn thì văn bản, hình ảnh càng chi tiết và càng rõ rét, đẹp mắt.

Ứng dụng công nghệ làm mịn hình ảnh, một số nhà sản xuất có thể tăng độ phân giải từ 600 x 600 dpi lên 1200 x 1200 dpi. Nhưng nếu bạn có đủ ngân sách thì nên mua loại máy có độ phân giải vật lý ở mức độ mà mình mong muốn. Ví dụ, với độ phân giải 1200 x 1200 dpi thì khi in hình ảnh, màu sắc sẽ sống động và rõ ràng hơn.

Tất cả các loại máy in sẽ cho biết tốc độ in của chúng. Đôi khi tốc độ in trên cùng một chiếc máy sẽ khác nhau với bản in đen trắng và màu. Tốc độ in được hiểu là số trang có thể được in trong một phút. Và đây là điều làm cho thông số này trở nên quan trọng.

Nếu văn phòng, nhóm làm việc của bạn cần in tài liệu, báo cáo…với số lượng khổng lồm mỗi ngày, thì chọn một chiếc máy in có tốc độ in nhanh hơn là điều dễ hiểu. Cách biệt vài phút có thể tạo ra sự khác biệt lên đến hàng trăm trang.

Ở điểm này, máy in laser là dòng máy được các văn phòng ưa chuộng, vì với những chiếc máy tiêu chuẩn và giá rẻ, tốc độ in đã ngang bằng những chiếc máy in phun “xịn”.

Có nên dùng máy in laser 2 mặt tự động?

Máy in laser 2 mặt (duplex) – in trên cả hai mặt giấy của trang – tự động cũng khá phổ biến hiện nay, nhất là nếu bạn cần in tài liệu dạng sách hay in ấn tiết kiệm hơn. Tất nhiên, bạn cũng có thể in 2 mặt trên tất cả các máy in bằng cách dùng tay lật mặt giấy, nhưng rủi ro là nếu chỉ 1 trang đặt không đúng vị trí, sẽ kéo theo hàng loạt trang khác bị in sai nội dung.

Hơn nữa, cách in 2 mặt thủ công sẽ không có vấn đề gì nếu cần in vài trang. Nhưng nếu bạn có đến hàng trăm trang, thì máy in laser 2 mặt tự động chắc chắn sẽ làm nên công chuyện cho bạn.

Bạn muốn in ấn liên tục với khay giấy lớn?

Hầu hết các máy in hiện tại hoạt động bằng cách kéo giấy vào từ khay giấy, chạy qua trống hoặc con lăn, sau đó đưa bản in ra ở khay giấy ra. Bạn cũng có thể tìm thấy trên nhiều loại máy in ngày nay, ngoài khay nạp giấy tiêu chuẩn còn có khay nạp đa năng, hoặc bạn cũng có thể lắp thêm một khay nạp giấy rời nữa.

Khay nạp giấy đầu vào và nhận giấy đầu ra có sức chứa bao nhiêu tờ? Chắc chắn là bạn cũng cần biết điều này. Chẳng hạn, nếu bạn cần in 200 trang giấy mà khay nạp chỉ có sức chứa 150 tờ, thì bạn sẽ phải dừng lại giữa chừng để nạp giấy tiếp.

Và nếu khay giấy đầu ra chỉ có khả năng xử lý được 50 trang thì có thể bạn sẽ tìm thấy 150 trang còn lại nằm…rải rác đâu đó trên sàn nhà.