Hướng dẫn lựa chọn máy in laser đa năng tốt nhất

Máy in laser đã có một khoảng thời gian khó khăn trong những năm gần đây. Tốc độ đổi mới với nền công nghệ cũ – in laser (trừ việc tinh chỉnh các công thức mực in) đã làm chậm tốc độ thu thập dữ liệu. Thêm vào đó, các máy in phun kinh doanh tốc độ cao với chi phí thấp trên mỗi trang in đã dần chiếm mất nhiều thị phần của máy in laser.

Tuy nhiên, máy in laser vẫn cố tồn tại bằng cách tập trung vào sức mạnh truyền thống của mình: tốc độ in nhanh và chi phí hợp lý cho mỗi trang (đặc biệt là cho đầu ra văn bản), cũng như thiết kế bên ngoài hoàn hảo. Về mặt nhược điểm, máy in laser thường có chi phí trả trước cao hơn đáng kể và khả năng cho ra những bản in với màu sắc đẹp, chất lượng chuẩn không thể sánh bằng các dòng in phun.

Vì vậy, đối tượng khách hàng nào sẽ bị hấp hẫn bởi máy in laser hơn máy in phun? Tất nhiên không phải là người có nhu cầu in không thường xuyên, hoặc vừa in xong một bản email cá nhân lại muốn in tiếp 1 hình ảnh yêu cầu cao về màu sắc. Máy in lasers phù hợp hơn với các nhu cầu in văn bản số lượng lớn: hợp đồng, các bài báo nghiên cứu dài, bản thảo sách…. Nếu bạn cần in nhiều bản in văn bản hoặc các thiết kế không cần màu sắc thì máy in laser là một lựa chọn phù hợp. Trong thực tế có nhiều đơn vị, văn phòng có nhu cầu in văn bản để lưu trữ hồ sơ nên máy in laser vẫn có thị trường riêng của mình.

Máy in laser chia làm mấy loại?

Bạn có thể chia laser thành bốn loại chính, được xác định bởi hai câu hỏi: 

1. Máy in đơn sắc hay máy in màu? 

2. Máy in đơn năng hay đa năng, có thể in, quét, sao chép, fax? 

Các dòng sản phẩm laser tồn tại trong cả bốn kết hợp.

Bạn có thể tham khảo thêm: Máy in laser đen trắng khổ giấy A3 chuyên in ấn bản vẽ

Máy in laser đen trắng AIO hay laser màu AIO?

Ở đây, chúng tôi sẽ chỉ tập trung vào các dòng laser đơn sắc AIO và laser màu AIO. Dòng máy chỉ có chức năng in cũng khá tốt, nhưng thường chỉ để in văn bản hoặc tài liệu kinh doanh mà thôi. Nếu bạn chỉ cần thiết bị in ấn đơn giản, không quá nhiều tài liệu thì dòng máy đơn năng khá phù hợp. Có 2 dòng đơn năng cơ bản: dòng rẻ tiền dùng cho sinh viên hoặc hoặc hộ gia đình; Dòng cao hơn dùng cho văn phòng tại nhà, văn phòng nhỏ hoặc nhóm làm việc.

Trái lại, máy in tất cả trong một all-in-one (thường được rút ngắn thành "AIO") là một dòng sản phẩm đa dạng hơn. Bạn có thể tìm thấy cả dòng máy in đơn sắc AIO và dòng máy in màu AIO, nhưng khi nhắc đến dòng đơn sắc AIO, ta thấy có một sự không phù hợp giữa màu sắc bản in với các chức năng vốn có của máy. Mono-laser AIO rõ ràng là chỉ in đen trắng, nhưng chúng có thể quét màu, cũng như tạo các bản sao đơn sắc của bất kỳ loại vật liệu nguồn nào, như máy photocopy có thể. Theo một nghĩa nào đó, máy in laser đơn sắc AIO kết hợp hiệu quả chi phí của một máy laser đơn sắc (đòi hỏi chỉ một màu mực, màu đen) với yếu tố tiện lợi mà AIO mang lại. 

Các máy in laser AIO màu, trong khi đó, mang lại nhiều chức năng của một máy in phun AIO và khả năng in với số lượng nhiều, bản in sắc nét. Hộp mực cho máy in laser màu đôi khi có chi phí đầu tư ban đầu thương hơi cao so với chi phí đầu tư máy in. Đó là một vấn đề bạn cần cân nhắc khi mua máy in laser màu AIO, nếu bạn ít có nhu cầu in bản in màu. Tuy nhiên bạn cũng nên biết rằng, chất lượng bản in ảnh của máy in phun sẽ tuyệt vời hơn bản in của bất kì máy laser màu nào. Sức mạnh của bản in từ máy laser màu là dành cho in văn bản màu số lượng nhiều, biểu đồ và những bản in tương tự. Vì vậy bạn nên chắc chắn biết rõ nhu cầu của mình trước khi ra quyết định.

Khái niệm cơ bản về mua máy in laser All-in-Ones

Giả sử rằng bạn đã biết rõ loại máy in mình cần và máy in laser vẫn là lựa chọn số một, chúng ta hãy tìm hiểu những thông tin cơ bản khi mua máy laser AIO.

Tốc độ

Nếu bạn cần phải in rất nhiều văn bản, một máy in laser sẽ rất hữu dụng với tốc độ in nhanh hơn những máy in phun AIO tương đương giá tiền.Tuy nhiên với trường hợp ngoại lệ ,Công nghệ PageWide của dòng máy in phun HP đã có đóng góp đặc biệt cho thành công của dòng máy in phun HP. Ban đầu, PageWide được dùng cho dòng máy in cỡ nhỏ OfficeJet nhưng giờ đây chúng dần xuất hiện trên máy in định dạng lớn của HP. Cốt lõi của công nghệ PageWide chính là việc sử dụng đầu in cố định giúp máy in nhanh hơn. 

Có thể bạn sẽ không nhận thấy sự khác biệt khi có nhu cầu in ấn ít, và việc tiết kiệm một vài giây khi sử dụng máy in phun , nhưng khi nhu cầu in ấn càng lớn thì tốc độ in lại là vấn đề lớn cần được quan tâm. Nếu bạn dự định mua một máy in cho các công việc in ấn thường xuyên, máy in laser sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian in ấn của bạn, để có thể làm những công việc khác hoặc đơn giản là dành thời gian chuẩn bị cho những bản in tiếp theo. 

Chất lượng bản in

Máy in phun hoạt động bằng cách phun mực lên giấy. Một tác dụng phụ của công nghệ này là việc bị chảy mực. Có một điểm có lợi khi máy in phun bị chảy mực, (khi các thuật toán của máy tính và độ phân giải của máy in lên đến ngưỡng ) có thể được khai thác để thực hiện kết hợp những gam màu phức tạp trong việc tái tạo hình ảnh. Nhược điểm của việc bị chảy mực có thể làm cho chữ cái màu đen-trắng bị mờ. Những nhược điểm này sẽ ít khi thấy được khi mới nhìn thoáng qua. Tuy nhiên, trong một số mô hình, các bản in từ máy in phun sẽ thể hiện những vệt bẩn hoặc sợi tóc, đặc biệt ở các cỡ chữ rất lớn (như những chữ được sử dụng trong tiêu đề) và những chữ rất nhỏ in lại một số hình ảnh trên một trang in).

Những dòng máy Laser thường không gặp vấn đề này, vì các hạt mực của máy in laser được chiếu chính xác trên trang in bằng sự trợ giúp của một chùm tia laser và sau đó hợp nhất tại một điểm. Chúng càng tuyệt vời hơn khi bạn muốn tạo ra những tài liệu chuyên nghiệp. Điều này mang lại hiệu quả gấp đôi khi bạn đang in hai mặt - nghĩa là sử dụng cả hai mặt của một trang giấy. Với các máy in phun, hình ảnh nội dung có thể sẽ để lại vết hằn lên mặt bên kia của trang in, mặc dù với những loại giấy dày hơn thì ít xảy ra trường hợp này. Nhưng đó không là vấn đề gì với máy in laser. Bạn có thể nhận một tài liệu fax hoặc in một cuốn sách hai mặt mà không sợ nhìn thấy trang 2 khi bạn đọc trang 3, trừ khi bạn sử dụng loại giấy rất mỏng.

Các tài liệu và ảnh in từ máy in phun có khuynh hướng in màu chậm hơn các dòng laser. Do mực được chuyển bằng điện tĩnh và sau đó được làm nóng bằng nhiệt ở trên mặt giấy, bản in từ máy laser có khuynh hướng xử lý ẩm tốt hơn và không cần phải "khô" nữa. Máy in Laser có thể cho ra bản in có nhiều nội dung trên 1 trang in mà không cần phải lo lắng về việc bị lấm lem mực qua mặt sau của trang in trong tình trạng chưa khô mực. Đây là một yếu tố quan trọng cho bất kỳ doanh nghiệp nào cầnin những bản in đồ họa màu đẹp và nhanh chóng.

Ít mực thải

Máy in laser sử dụng chất liệu bột mực khô. Cho dù bạn sử dụng máy in phun thường xuyên hoặc để không sử dụng trong vài tuần, bạn sẽ bị mất một chút mực mỗi khi thay hộp mực hoặc khởi động máy in và chờ đợi quá trình làm sạch đầu phun. Bột mực trong các hộp mực in laser không bị khô đi và có thể để trong một thời gian lâu nếu bạn không sử dụng và bạn có thể sử dụng mực toner in cho đến những trang cuối cùng hơn hẳn bất cứ dòng máy in phun nào có thể. Điều này hấp dẫn sự chú ý của những văn phòng nhỏ thường sử dụng máy in và những đơn vị có nhu cầu in liên tục giúp tiết kiệm chi phí vật tư đáng kể.

Giá cả

Như chúng tôi đã đề cập trước đó, máy in laser thường có chi phí trả trước cao hơn. Theo truyền thống, họ bù đắp cho nó với hiệu suất hộp mực lớn hơn, tức là, chi phí in thấp hơn cho mỗi trang. Nhưng sự gia tăng của các máy in phun kinh doanh có khối lượng lớn đã làm giảm khoảng cách chi phí trang giữa máy in laser và in phun. Chúng tôi thảo luận về chi phí cho mỗi trang (CPP) trong tất cả các đánh giá về máy in laser của chúng tôi và các chi phí phụ kiện khác có thể áp dụng cho từng đơn vị riêng lẻ như trống, cụm sấy, lô ép, lô sấy…. Ở một số dòng laser, những bộ phận "bảo trì" này yêu cầu phải thay thế định kỳ, đặc biệt là ở các dòng sản phẩm cấp cao hơn. Đối với một văn phòng nhu cầu in ấn cao, thì việc cân nhắc chi phí trên trang in là vấn đề quan trọng.

Vận hành êm

Điều này đã dần dần cải tiến theo từng đời sản phẩm theo xu hướng chung.Nhưng hầu hết các máy laser có tính năng, giá thành tương đương máy in phun đều vận hành êm và trơn tru hơn dòng in phun.Đôi khi cũng có sự khác biệt nhỏ, đôi khi lại khác biệt rất nhiều về chế độ vận hành. Vị trí đặt máy trong văn phòng cũng là một vấn đề, dù bạn đặt trên kệ, trên bàn làm việc hoặc một nơi nào đó. Tuy nhiên, trong phân tích cuối cùng, phần lớn phụ thuộc vào dòng máy bạn sử dụng là in phun hay laser. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, ngay cả khi một chiếc máy in laser có vẻ như hơi ồn khi hoạt động thì mô hình đó vẫn đi kèm một tính năng tuỳ chọn cho người dùng chỉnh chế độ giảm thanh.

Khay giấy và bộ nạp tài liệu tự động

Bạn sẽ muốn xem xét các khay giấy trong bất kỳ mô hình máy in nào bạn đang tìm kiếm: liệu dung lượng khay giấy có đáp ứng được nhu cầu của văn phòng của bạn hay bạn sẽ phải nạp giấy liên tục ? Dung lượng khay giấy có xu hướng tăng lên hoặc giảm tuỳ theo chu kỳ làm việc của máy in, nhu cầu in. Những điều chính yếu bạn cần phải tìm kiếm: dung lượng đủ, khả năng thêm khay hoặc khay giấy phụ và khe "bỏ giấy" cho việc in ấn những ấn phẩm như in giấy tiêu đề hoặc bao thư. Đồng thời các khay đầu ra, nên đủ lớn cho các tài liệu lớn nhất mà bạn thường in trên máy in AIO.

Tương tự, bạn nên tìm kiếm những dòng máy có sẵn bộ nạp tài liệu tự động (hoặc ADF, hầu hết các laser AIO đều có) nếu mục tiêu của bạn là cần quét hoặc sao chép từng chồng tài liệu. Những điểm chính bạn cần xem xét kĩ : Máy in đó có thể xử lý bao nhiêu trang ADF cùng một lúc, nó có thể quét duplex-scan (quét cả hai mặt trang) không, và nếu nó có thể quét 2 mặt, thì khả năng là quét cùng lúc hay quét 2 lần. Nếu máy in đó có thể quét 2 mặt cùng lúc thì tốc độ xử lý công việc nhanh hơn, giảm độ phức tạp khi máy móc vận hành. Tính năng này cũng làm được công thêm vào giá bán của sản phẩm.

Giao diện kết nối

Máy in laser AIO có xu hướng hỗ trợ các kết nối Ethernet, để cắm vào bộ định tuyến văn phòng hoặc các cơ sở hạ tầng mạng có dây khác. Đối với một văn phòng nhỏ hoặc gia đình, điều này thường cũng đủ đáp ứng nhu cầu, nhưng bạn cũng nên xem xét các lựa chọn kết nối khác (thường là kết nối USB trực tiếp) nếu bạn chỉ cần kết nối máy in với một máy tính duy nhất.

Một số, nhưng không phải tất cả, máy in laser AIO có hỗ trợ mạng không dây qua Wi-Fi. Bạn hảy kiểm tra một cách chắc chắn nếu một giao diện thể hiện có tiêu chuẩn WiFi nhưng lại không được hỗ trợ hoặc phải sử dụng thêm card kết nối. (Các dòng laser AIO có tiện ích Wi-Fi thường có giá cao hơn.)

Hỗ trợ ngôn ngữ PCL / POSTSCRIPT

Hỗ trợ mô tả ngôn ngữ trang in (Page Description languages -PDLs) là quan tâm chủ yếu của những người sử dụng máy in laser, để kiểm tra trước các tác vụ in phối hợp với các ứng dụng xuất bản trên máy tính để bàn. Nói chung, bạn sẽ biết rằng bạn cần một hoặc nhiều hỗ trợ PDLs nếu doanh nghiệp của bạn cần thực hiện những việc nêu trên. Ngược lại, nếu bạn không cần đến những hỗ trợ này, bạn sẽ có thể tìm thấy nhiều dòng AIO laser giống hệt nhau về cấu hình hoặc tương tự trong với giá rẻ hơn và không có hỗ trợ PDLs. Bạn sẽ không phải trả thêm tiền nếu bạn không có nhu cầu đó.

In hai mặt

Tính năng in hai mặt ngày càng phổ biến ngay cả trong cá lòng laser giá thấp, nhưng đây lại không phải là một tính năng tiêu chuẩn. Bạn nên kiểm tra trước nếu bạn cần in 2 mặt. Một số dòng sản phẩm cao cấp hơn cho phép bạn thêm tính năng in 2 mặt như một tùy chọn bổ sung, và công thêm chi phí trên giá thành sản phẩm.

Tính năng bảo mật

Đây hầu như là nhu cầu nếu bạn đang cài đặt máy in trong một văn phòng nhỏ và thường in những thông tin nhạy cảm cần được giữ kín. Với một máy in được trang bị tính năng bảo mật, bạn có thể đặt mã PIN cho máy in và mỗi khi cần in những tài liệu chỉ có bạn mới được tiếp cận thì bạn nhập mã Pin vào bảng điều khiển, và bản in khi đó mới được in ra. Ngoài ra trong danh mục này còn có các điều khiển truy cập và giới hạn số lượng trang in, ví dụ như cho phép bạn giới hạn người trong nhóm làm việc được phép in bản in màu (mục tiêu là tiết kiệm mực).

Sau khi xem xét những đánh giá phân tích trên, bạn cần chú ý thêm một vài chi tiết khác. Máy in laser cá nhân mà bạn đang xem xét phải đáp ứng được mức năng lực cơ bản trong phạm vi mức giá  : chất lượng in, khả năng mua mực dễ dàng, thiết kế bền đẹp, hướng dẫn kỹ lưỡng và bảng điều khiển và màn hình dễ đọc. … Chúc bạn tìm được hiếc máy in phù hợp nhất cho nhu cầu sử dụng của mình.